Бизнес письмо форматирование и дизайн советы
Ваше деловое письмо должно произвести хорошее первое впечатление, потому что в некоторых случаях чтение этого письма будет в первый раз, когда получатель встретится с вашей компанией.
1. Профессиональный бланк
Компании не единственные, кто может использовать фирменные бланки. Solopreneurs, соискатели и любой, кто хочет создать бренд для себя, могут использовать фирменные бланки, чтобы сделать их письма уникальными. Фирменные бланки могут также использоваться для проверки подлинности документа для получателя, что часто имеет место для правительственных писем и банковских писем.
Вы можете найти профессиональные бланки в Envato Elements или GraphicRiver.
Дизайн бланков различен, единственное, что является последовательным, это то, что он должен включать название и логотип вашей компании, адрес и контактную информацию. Если у вас нет логотипа или названия компании, просто замените его на часть с полным именем. Поскольку деловые письма носят формальный характер, выберите дизайн бланков, который не слишком насыщен или красочен и не отвлекает от отправляемого вами сообщения.
Не используйте канцелярские товары или ароматическую бумагу.
Хотите создать свой собственный бланк? Проверьте эти шаблоны от Envato:
Брендинг 10 советов по дизайну фирменных бланков (с примерами идентификации бренда Killer) Грейс Фассела
2. Поля делового письма
Хорошо сохранять деревья, но не сжимайте слишком много текста на одной странице, чтобы не осталось полей. Оставьте 1 «до 1,5» на сторону.
3. Простой шрифт
Избегайте необычных шрифтов и трудно читаемых скорописи. Придерживайтесь Verdana, Arial, Courier New или Times New Roman с минимальным размером шрифта 12.
4. Формальное расстояние между буквами
Используйте один пробел между абзацами, чтобы было легче читать письмо. Вам также следует использовать хотя бы один пробел между всеми элементами буквы, кроме как между вашей подписью и напечатанным именем, где требуется четыре переноса строки.
5. Бланк второй страницы для дополнительных страниц
Деловые письма должны быть достаточно краткими, чтобы иметь только одну страницу, но это не всегда так. Юридические контракты, жалобы и некоторые рекомендательные письма иногда требуют дополнительных страниц.
Чтобы избежать путаницы в случае разделения страниц с буквами, вторая и последующие страницы должны содержать фирменный бланк и номер страницы вверху. Вы также можете указать дату и имя получателя.
Формат электронной почты для деловых писем
По словам экспертов по текстовым сообщениям, текстовые запросы открывают только 20% электронных писем, а 95% текстов читаются в течение трех минут с момента получения, а огромное количество почты теряется или сразу удаляется, поэтому неудивительно, что некоторые компании заходят так далеко, что отправляют переписка в печатном виде и по электронной почте с последующей сокращенной версией в виде текста,просто чтобы получатель получил его.
Чтобы сохранить атмосферу формальности при адаптации к цифровому носителю, форматирование и все элементы печатного делового письма по-прежнему включены в деловое письмо по электронной почте, за исключением двух небольших отличий. Строка темы служит резюме письма или указанием того, о чем идет речь. Информация об отправителе находится внизу письма, чуть ниже напечатанного имени отправителя.
Чтобы узнать больше о том, как форматировать сообщения электронной почты, изучите следующие руководства:
Виды деловых писем
Деловые письма отправляются по разным причинам. Предприятия отправляют его своим клиентам или другим компаниям, с которыми они работают, например, поставщикам или партнерам по логистике. Частные лица пишут деловые письма для деловых и менее формальных целей.
Ниже приведены некоторые примеры типов деловых писем:
1. Письмо жалоба
Сделайте вашу жалобу краткой, точной и вежливой. Просто не говорите о том, что компания сделала неправильно, скажите им, что именно вы от них хотите.
2. Заявление об отставке
Заявление об отставке — это то, что сотрудник отправляет своему начальнику, когда хочет уволиться с работы. В большинстве случаев вам необходимо разрешить не менее 14 дней или двух недель до официальной даты отъезда из компании.
Ниже приведен пример заявления об отставке от американских вербовщиков:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»
3. Сопроводительное письмо
Печатное сопроводительное письмо отправляется вместе с резюме, чтобы кратко объяснить, почему вы являетесь хорошим кандидатом на работу. Хорошие сопроводительные письма похожи на закуски в том смысле, что они дают вербовщикам ощущение того, что они могут ожидать от вас, не обязательно повторяя то, что уже есть в вашем резюме.
Прочитайте эти руководства для получения дополнительной информации о написании сопроводительного письма:
4. Рекомендательное письмо
Рекомендательные письма отправляются, чтобы подтвердить хорошее положение заявителя с предыдущим работодателем или менеджером. В некоторых случаях эти рекомендации являются не чем иным, как шаблоном, сгенерированным кем-то из HR после заполнения пробелов о дате начала и окончания работы сотрудника. Однако, если вы пишете сопроводительное письмо для хорошего сотрудника, лучше, если вы выйдете за рамки шаблона, чтобы показать, что вы цените время, проведенное вместе.
Посмотрите это руководство, если вам нужна помощь в написании рекомендательного письма:
Карьера Как написать письмо-отличные рекомендации (+ шаблоны) Чарли Мендоса
5. Письмо для запроса информации
Письма, запрашивающие информацию, часто отправляются предприятиям частными лицами или представителями других предприятий, когда они хотят получить информацию о конкретном продукте или услуге. Эти письма также могут быть направлены в государственные учреждения при запросе информации о подаче заявления на получение разрешения или о государственной процедуре.
Ниже приведен пример письма для запроса информации из Word Mart:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»:
6. Корректировка или изменение буквы
Получали ли вы когда-нибудь письмо, в котором сообщалось, что дата оплаты вашего телефонного счета была скорректирована, или что сумма, которую вы платите, была изменена? Это корректирующее письмо. Не только о датах и суммах, но письма о корректировке или изменении также отправляются, когда компании хотят уведомить клиентов об изменениях в продукте или услуге, которые они купили.
Ниже приведен пример письма о корректировке сроков от Института корпоративных финансов:
7. Деловые объявления и приглашения
Письма акционеров, анонсы новых продуктов и благотворительные акции — деловые письма. Письма, в которых объявляется новый генеральный директор, IPO и даже те, кто приглашает вас на конгресс, также подпадают под письма о деловом объявлении. Эти письма либо отправляются в виде внутренней заметки, чтобы все сотрудники знали об изменениях внутри компании, либо в качестве объявления заинтересованным сторонам компании.
Вот пример делового приглашения на образовательный семинар от Letters.org:
Примечание. Если вы не знаете пол человека, который получит ваше письмо, лучше использовать общее приветствие, например «для кого это может касаться», чем «Mr./Ms». или «сэр»
Предстоящие мероприятия
19 апреля 2022
19 апреля 2022
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В АУДИТЕ, КОНТРОЛЕ И УПРАВЛЕНИИ РИСКАМИ 2022
площадка уточняется
Онлайн-трансляция
площадка уточняется
Онлайн-трансляция
Компания BUSINESS—FORMAT приглашает Вас принять участие в работе IX Международной Конференции «НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В АУДИТЕ, КОНТРОЛЕ И УПРАВЛЕНИИ РИСКАМИ», которая состоится 19 апреля 2022г. в г.Алматы, Казахстан, при поддержке Института Внутренних Аудиторов Казахстана. ФОРМАТ ОФФЛАЙН + ОНЛАЙН.
Для участия в Конференции приглашаются: Руководители Cлужб внутреннего аудита и контроля, Независимые Директора, Руководители риск-менеджмента и комплаенс, Руководители аудиторских компаний, а также те, кому интересны вопросы конференции.
Коротко о событии: На наших глазах происходят стремительные изменения во всех сферах жизни, и одним из главных трендов является цифровая трансформация бизнеса. Служба внутреннего аудита должна обладать гибкостью, чтобы уметь быстро адаптироваться и идти в ногу с развитием цифровых технологий, знаниями и навыками, чтобы оказывать консультационную поддержку бизнесу и проводить аудит стратегических рисков в этих новых обстоятельствах. Службы внутреннего аудита, которые повышают уровень собственной готовности к цифровой трансформации, окажутся гораздо эффективнее в возникающих непростых условиях. Участие в конференции даст возможность узнать о лучших практиках в сфере аудита и обменяться опытом с коллегами из разных стран, что позволит отвечать на вызовы времени и вывести работу СВА на качественно новый профессиональный уровень!
OnlineOnly
Регистрация
Конференция
НОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В АУДИТЕ, КОНТРОЛЕ И УПРАВЛЕНИИ РИСКАМИ 2022
19 апр
Вт
Онлайн-трансляция
площадка уточняется
Подробнее
1 июня 2022
1 июня 2022
INTERNATIONAL COMPLIANCE & BUSINESS ETHICS 2022
ОНЛАЙН
Онлайн-трансляция
ОНЛАЙН
Онлайн-трансляция
Приглашаем вас и ваших коллег принять участие в ежегодном Международном Форуме «INTERNATIONAL COMPLIANCE & BUSINESS ETHICS», который в этом году будет проходить два дня в формате ОНЛАЙН и традиционно соберет на своей виртуальной площадке для профессионального диалога ведущих банковских и корпоративных Комплаенс Амбассадоров из разных стран.
26 мая 2022 — BANKING COMPLIANCE & AML DAY (для банковских Комплаенс офицеров)
27 мая 2022 — CORPORATE COMPLIANCE DAY (для руководителей корпоративных служб Комплаенс).
Актуальность события. В мировой практике комплаенс и этика бизнеса неразрывно связаны. Также уже очевидно, что в эпоху усиленной цифровой трансформации финансовых технологий, а также возрастания рисков и регуляторных требований в условиях глобальных ограничений, связанных с COVID-19, становится невозможным построение эффективной корпоративной среды без четкого функционирования комплаенс-системы и бизнес-этики. Иными словами, Банкам и Корпорациям необходимо изменить сам подход к комплаенсу и понять, что комлпаенс-решения — это не то, что было бы неплохо иметь уже сейчас, это то, что нужно обсуждать, трансформировать и улучшать постоянно!
OnlineOnly
Регистрация
Форум
INTERNATIONAL COMPLIANCE & BUSINESS ETHICS 2022
01 июн
Ср
Онлайн-трансляция
ОНЛАЙН
Подробнее
1 июня 2022
1 июня 2022
PAYINN FEST. Все о платежах 2022
площадка уточняется
Онлайн-трансляция
площадка уточняется
Онлайн-трансляция
Компания BUSINESS-FORMAT приглашает вас принять участие в работе ежегодного международного форума в сфере платежных технологий и инноваций PAYINN FEST. ВСЕ О ПЛАТЕЖАХ, который состоится 1 июня 2022 года в г.Киев (Украина). ФОРМАТ OFFLINE + ONLINE
Подробная информация о Форуме www.payinnv.tech
Форум полезен: Топ-менеджерам и руководителям ответственным за сферу платежных технологий, розничный бизнес, карточный бизнес, интеграторам, сервис-провайдерам, мобильным и почтовым операторам, представителям торгово-сервисных сетей, e-commerce, системам денежных переводов, а также всем, кто интересуется вопросами форума.
Коротко о событии. Платежная индустрия, являясь одним из наиболее динамичных секторов в сфере финансовых услуг, продолжает развиваться, чему способствуют технологические и операционные инновации от банков, игроков платежной сферы, FinTech. Чтобы получить максимальное преимущество, будущее платежей требует сотрудничества между платежными брендами, сетями, финансовыми учреждениями, продавцами, процессорами, поставщиками мобильных кошельков и технологами.
OnlineOnly
Регистрация
Форум
PAYINN FEST. Все о платежах 2022
01 июн
Ср
Онлайн-трансляция
площадка уточняется
Подробнее
3 типы форматов бизнес письма
Деловые письма обычно приходят в одном из трех основных форматов: полный блок, измененный или с отступом. Хотя нет правильного или неправильного формата, есть примеры, например, в университетских приложениях, где требуется определенный формат. Если вы не уверены, какой формат использовать, просто проверьте предыдущие письма, которые вы получили от учреждения, и следуйте тому же формату.
1. полный блок
Полный блок является наиболее распространенным форматом для деловых писем, потому что он самый простой. Вам не нужно беспокоиться о отступах, и все остается оправданным. Одиночный интервал используется вместо отступов для новых абзацев.
Ниже приведен пример полного печатного письма от Центра письма Университета Северной Каролины:
2. изменение
Измененный формат немного сложно запомнить, потому что не все выровнено по левому краю. Адресат, приветствие и текст письма выровнены по левому краю, а адрес отправителя, дата, закрытие подписи и подпись выровнены по правому краю.
В приведенном ниже примере между адресом отправителя и датой написания письма есть два пробела, а между адресом получателя и приветствием — три пробела. Есть также два пробела между первым абзацем буквенного тела и приветствием и два пробела для каждого нового абзаца.
Бесплатное закрытие, подпись и последний абзац письма — все два пробела.
Ниже приведен пример делового письма в измененном формате от Savvy Business Correspondence:
3. с отступом
Формат с отступом или полублок аналогичен измененному формату, за исключением того, что начало каждого абзаца имеет отступ.
Советы по написанию деловых писем
Использование правильного обоснования и включение всех правильных элементов недостаточно для хорошего делового письма. Еще важнее указать правильный тон и убедиться, что ваш получатель понимает цель вашего письма.
Помните следующие советы при следующем написании делового письма.
1. Коротко и просто
Избегайте высоких слов и цветочных описаний. Держите первый абзац кратким. Если вы не знаете, с чего начать, просто напишите «Я пишу в отношении…», а затем объясните свой запрос оттуда.
2. Преимущество читателя
Сотрудничество получателя будет проще, если вы напишите письмо с учетом его пользы. Подчеркните, что вы можете им предложить, а не то, что вы хотите, чтобы они делали.
3. Правильный тон
Какова цель письма, которое вы отправляете? Вы выражаете благодарность, сочувствие или требуете оплату долга? Что бы это ни было, вы должны установить правильный тон, чтобы получатель понимал срочность вашего запроса.
5. Использование личных местоимений
Даже если это деловое письмо, можно использовать личные местоимения, как вы, я, мы и мы. Придерживайтесь «Я», если вы пишете на основе вашего мнения, и используйте «Мы», если вы пишете от имени компании.
6. При необходимости добавьте CC
Знаете ли вы, что «CC» означает любезную копию? В те времена, когда печатные буквы были написаны, «CC» означало печатную копию, потому что это то, что печатники используют для создания дубликатов. В любом случае, это аббревиатура, которую вы должны включить под строкой приложения, если вы планируете отправить копию письма кому-либо еще.
Если вы отправляете вежливую копию более чем одному человеку, укажите второе имя под первым без «CC».
Пример:
«Копия: Марк Смит, финансовый директор XYZ Widgets»
