Требование

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Как читать письма?

Увы, трудности деловой переписки не исчерпываются составлением посланий. Зачастую не менее сложная задача — разобраться в том, чего хочет от вас собеседник. Поскольку большинство писем имеет вовсе не идеальную структуру, выделить главное в тексте придется вам, получателю.

Для этого подчеркните основные мысли. Автор высылает обещанный документ, а также о чем-либо напоминает и задает два вопроса? В ответе на письмо постарайтесь не оставить без внимания каждый из выявленных пунктов

Иначе можно оказаться в распространенной ситуации, когда наш собеседник не получает важной информации и вынужден заново запрашивать ее

Пример

Уважаемый Феликс Петрович!

Ваше предприятие уже не первый год организует производственную практику студентов на предприятии, помогая им реализовать полученные в университете знания на практике.

Вы как начальник отдела кадров являетесь лицом, заинтересованным в привлечении новых сотрудников, молодых и перспективных инженеров, высококвалифицированных специалистов. На сегодняшний день данная профессия является одной из наиболее востребованных. Многие студенты хотели ли бы узнать о ее возможностях, тонкостях и значимости.

В связи с этим просим вас организовать встречу главного инженера с абитуриентами и студентами 1-2 курсов 25 апреля в 17:00 на базе вашего предприятия.

Рассказав о преимуществах и секретах профессии сегодня, Вы закладываете надежный фундамент для подготовки специалистов и профессионалов завтра. Возможно, спустя несколько лет именно один из них выведет ваше предприятие на новый уровень развития.

С уважением и благодарностью,

Ректор Университета И.Ж.Бычков

Изучив информацию о том, каким требованиям должно соответствовать письмо-просьба, образцы и примеры формулировок, вы легко сможете справиться с его написанием на практике.

Обучение выражать свои просьбы в детском саду

В детском саду ребенок находится до 12 часов в день. У него возникают потребности, которые требуют удовлетворения. Он обращается к воспитателю с просьбой выйти в туалет, попить, помочь надеть одежду, выполнить задание, что-то переложить, поправить прическу, дать добавки. Воспитатель индивидуально и в группе, в игровой форме обучает детей вежливо выражать свои просьбы.

В игре, объединяя группу детей, воспитатель обучает детей с помощью игрушечного персонажа. Вы тоже можете использовать этот прием.

Игровая ситуация «Кукла Катя хочет рисовать»

Воспитатель обращает внимание детей на громкий плач куклы Кати включается запись плача). Воспитатель: Катюша, добрый день

Почему ты плачешь?

Воспитатель: Катюша, добрый день. Почему ты плачешь?

Кукла Катя (озвучивает воспитатель): Здравствуйте. Я очень хочу нарисовать солнышко. Оно сегодня так ярко светит. Но мои карандаши потерялись. Я не могу их найти.

Воспитатель: Катюша, возможно ты не положила их на место, где-то оставила, а теперь не можешь найти?

Кукла Катя: Может быть.

Воспитатель: Тебе могут помочь найти карандаши наши ребята. Могу помочь я.Если тебе нужна помощь, ты всегда можешь попросить о ней.

Кукла Катя: Попросить? А как нужно просить? Я этого делать не умею…

Воспитатель: Если ты хочешь обратиться ко мне или помощнику воспитателя, нужно назвать по имени и отчеству. Например, Светлана Владимировна. Так зовут меня. Или Ольга Александровна. Так зовут помощника воспитателя. Затем можно добавить добрые слова: будьте добры, будьте любезны и свою просьбу — помогите мне найти мои карандаши. И обязательно использовать волшебное слово «пожалуйста».

Чтобы что-то попросить,
Нужно вежливыми быть.
Мы «пожалуйста» добавим —
Будут все довольны нами.

Итак, можно обратиться с просьбой: Светлана Владимировна, будьте добры, помогите мне найти мои карандаши, пожалуйста. Выражать просьбу нужно спокойным, ровным, доброжелательным голосом. Попробуй.

Кукла Катя: Светлана Владимировна, будьте добры, помогите мне найти мои карандаши, пожалуйста.

Воспитатель: Хорошо, Катюша, я с удовольствием помогу тебе найти карандаши. Только гораздо быстрее мы сделаем это вместе с ребятами. Может быть ты и их попросишь помочь нам? Обратиться сразу ко всем ребятам можно словом «ребята». Попробуешь?

Кукла Катя: Да! Ребята, будьте любезны, помогите нам найти мои карандаши, пожалуйста.

Воспитатель: Поможем, ребята, куколке Кате?

Ребята: Да.

Воспитатель вместе с детьми находит карандаши куклы Кати.

Воспитатель: Вот твои карандаши, Катя.

Кукла Катя: Спасибо.

Воспитатель: Ребята, когда вы хотите о чем-то попросить меня, обращайтесь по имени и отчеству. Обращайтесь вежливо, не забывая употреблять красивые добрые слова «будьте добры», «будьте любезны», «пожалуйста». Это очень приятно. Когда человек вежлив, ему трудно отказать в его просьбе. Так же вы можете обращаться ко всем взрослым, друг к другу.

Иногда требуется срочно обратиться с просьбой к воспитателю, маме, другому взрослому. А тот в это время занят, разговаривает с кем-либо. Тогда лучше обратиться к нему такими словами:Извините пожалуйста, что перебиваю Вас, можно задать вопрос?».

Аналогичные игровые ситуации систематически повторяются.

Воспитатель постоянно обращает внимание на формулирование детьми просьб и добивается правильных построений фраз. Делает это настойчиво и спокойно

Это значительно помогает детям научиться вежливо выражать свои просьбы.

Воспитатель индивидуально обучает детей обращаться к окружающим взрослым по имени и отчеству, выражать просьбу и обязательно использовать волшебное слово «пожалуйста».

Эксплицитные способы выражения коммуникативного задания ‘просьба о разрешении’

Просьба о разрешении — «это выражение желания говорящего совершить то или иное действие, которое он может совершить, что зависит от желания слушающего,»

Коммуникативное задание просьба о разрешении так же, как и просьба о действии, может выражаться эксплицитным и имплицитным способами, а также коммуникативным дублированием.

Рассмотрим конструкции, в которых лексически раскрыто коммуникативное задание просьба о разрешении , в русском и корейском языках,

В русском языке просьбу о разрешении можно выразить с помощью конструкций, включающих следующие глаголы, которые раскрывают данное коммуникативное задание: разрешить, позволить, мочь. При этом, следует сказать, что при выражении просьбы о разрешении в сопоставляемых языках мало употребляются конструкции с глаголом хотеть , эксплицирующие желание говорящего или желание слушающего. Так, в русском языке конструкция с глаголом хотеть в структуре Я хочу попросить разрешение выражает высоко этикетную просьбу о разрешении, а не нейтральную.

Письма-просьбы

В них вы обращаетесь к лицу, принимающему решение (ЛПР), чтобы получить удовлетворение своей просьбы, например, об отсрочке платежа. Просьба должна излагаться четко и однозначно, иначе существует вероятность, что адресат не поймет, чего вы от него хотите.

Пример 1. Недавно в папке «Спам» своей электронной почты я обнаружила письмо некоего Александра. Он отправил в массовую рассылку письмо, в котором сообщал о том, что срочно нуждается в 3 млн руб. и готов за них продать все.

В конце письма был указан контактный телефон. Сомневаюсь, что по нему кто-либо позвонил (разве что из любопытства). Ведь из текста послания не ясно, ищет Александр кредит, новую работу или что-либо другое.

Излагая просьбу, избегайте позиции «снизу». Не стоит принижать себя. Скорее всего, на ЛПР можно повлиять другими способами. Например, логически обосновать необходимость ответа на просьбу. И, если возможно, указать выгоду адресата.

Подумайте, что он получит благодаря исполнению вашей просьбы: прибыль, экономию, определенный имидж, рост известности в вашем регионе или что-то еще? К прошению отнесутся более благосклонно, если в письме грамотно обоснована выгода адресата.

Речевой этикет – слова просьбы

Вести диалог с культурным человеком, который часто в своей речи обращается за помощью к «волшебным» словам, всегда приятно. Не зря вежливость считается одним из главных качеств личности.

Если возникает необходимость обратиться к кому-то с просьбой в максимально вежливой форме, следует использовать такие фразы, как «Пожалуйста», «Будьте добры/любезны», «Разрешите/позвольте обратиться/спросить/уточнить», «Вас не затруднит?», «Буду признателен/благодарен, если вы…» и пр.

Крайне важно при обращении к другому лицу (с целью удовлетворить какие-либо нужды, желания или исполнить что-то) соблюдать речевой этикет – слова просьбы в этом случае играют ключевую роль. Их использование заметно смягчает речевую конструкцию, позволяет вызвать у собеседника определенную реакцию на реплику и повышает интерес у оппонента к выполнению определенных поручений/просьб

Когда следует дать официальный ответ на обращение или письмо?

Деловые письма могут рассылаться по различным причинам, в том числе в качестве рекламного хода, гарантийных обязательств, сопроводительной документации и многого другого.

Отвечать нужно на письма такого характера:

обращение;
просьба или требование;
запрос;
распоряжение;
претензия;
предложение (коммерческое предложение, оферта).

Реже ответные доументы оформляют на предложение о сотрудничестве, приглашения, письма-заявления, поздравления (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).

Официальный ответ всегда должен ссылаться на первоисточник – письмо, которое пришло в организацию. В обязательном порядке должны указываться уникальные реквизиты (порядковый номер, его название, дата создания и дата получения адресатом). Эти ссылки необходимо прописывать в тексте ответа – в его основной части или лид-абзаце.

При написании официального ответного слова автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративных и деловых благодарственных приемов, правильно оформлять обращения для ответа – обезличенную форму, обращаться к второй стороне по должности, ФИО.

Письмо также может быть адресовано нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров, совладельцев.

Как передать?

Заниматься отправлением ответов в зависимости от важности обговариваемого в письме вопроса может руководитель, его заместитель, работник канцелярии, бухгалтерии и даже отдела кадров. Сроки формирования строго регламентированы

В исходных письмах с запросами, распоряжениями или просьбами адресант должен прописать дату или точный период, когда ответ нужно вернуть отправителю. Такой период редко превышает 7-8 рабочих дней.

Приглашения, соболезнования, поздравления и другие письма, основанные на правилах этикета, не требуют срочных ответов. Если вторая сторона должна ответить согласием или отказом на приглашение на какое-либо мероприятие, то ответ нужно послать не позже, чем за неделю до запланированного события (в противном случае будет трудно сформировать список гостей и грамотно организовать прием).

Универсальное правило – стилистика официального ответа должна совпадать с таковой в исходном письме. Содержание (основная часть) должна соответствовать цели и форме исходного послания.

Независимо от того, кто оформляет текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировку основой мысли в содержании должен одобрить руководитель.

Письма разрешено формировать, основываясь на образцы, если в итоге документ будет соответствовать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Образцы можно скачать на многих сетевых источниках, получить из крупных баз, самостоятельно сформировать локальные шаблоны на предприятии или в структурном подразделении.

Как оформить – основные реквизиты

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 закреплено 30 реквизитов, которые используются для оформления деловых писем, однако стандарт носит рекомендательный характер и не применяется для нерабочих обращений (поздравлений, соболезнований, благодарностей – они могут составляться в свободной форме).

Ответ может быть оформлен на чистом листе А4 или на корпоративных бланках, использование которых регламентировано уставом организации. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать в бланке.

Обязательными реквизитами, без которых отправка затруднена, являются:

наименование организации отправителя;
ее юридический и фактический адреса;
коды осуществляемой деятельности;
номер и название исходного письма;
дата регистрации письма;
сведения об адресате;
подпись и печать организации;
информация об исполнителе.

Если оформляется в электронном виде, часть реквизитов (на выбор) разрешено опустить.

Положение реквизитов на листе тоже установлено ГОСТ Р 7.0.97-2016 и подчиняется следующим правилам:

адрес указывается по центру;
данные о получателе – в верхней части листа справа;
номер документа – в верхнем левом углу.

После отправления ответа адресант должен присвоить ему номер и занести его в журнал учета исходящей документации. В свою очередь, получатель тоже должен регистрировать у себя письмо как входящую корреспонденцию.

После по стандартной процедуре письма сортируются уполномоченным лицом. Информационные и рекламные анализируются и сохраняются на определенный период (как правило, не больше одного месяца), а важные отправляются на рассмотрение руководителю организации.

Речевой этикет – слова извинения

Если речь идет о совершении неблаговидного поступка, обиде кого-либо каким-то высказыванием, причинении физической боли, повреждении чужого имущества и т. д., принято пользоваться формулами извинения. Они многообразны и используются не только при выражении извинения за что-то, но и при стремлении обратиться к адресату с конкретной просьбой. Например, «Извините, можно попросить вас о помощи?», «Простите, но эта работа никуда не годится, ее нужно переделать», «Не судите строго. Знаю – виноват, приношу свои извинения».

Действия, совершаемые человеком после какого-то проступка или допущения оплошности, могут как исправить ситуацию, сгладить острые углы, так и усугубить ее. От того, как человек извиняется, зависят дальнейшие отношения с окружающими

Поэтому так важно знать речевой этикет – слова извинения способны сглаживать напряжение. Кроме того, человек, который признает свои ошибки и пользуется «волшебными» словами, вызывает доверие и уважение

Синонимы и употребление

Точных и полных синонимов к «просьба» нет; «нижайшая просьба» – самоуничижительный архаизм.

Ограниченные синонимы: «убедительная просьба»; «прошу»; «убедительно прошу»; «настоятельно прошу»; «почтительно прошу»; «покорнейше прошу» – могут быть не этикетными, напр. употребляться саркастически, с оттенком угрозы или в качестве требования.

Антонимы: «не нужно»; «не нуждаюсь»; «нет нужды»; «нет дела» (или «дела нет»); «без надобности» и т.п.

С дополнительными и вспомогательными словами «просьба», как другие существительные, пишется раздельно. Если высказывания с этим словом начинаются с личных обращений, то после них ставятся запятые.

Структура письма

Существует несколько вариантов структурирования деловых писем. Самая простая и вместе с тем универсальная структура включает:

вступление, в котором вы сообщаете повод для написания сообщения, основные исходные данные и свой главный тезис;
основную часть с подробным раскрытием темы и/или аргументацией;
заключение с выводами и призывом к действию.

Пример 1.

---------------T----------------------------------------------------------¬¦Вступление:   ¦Уважаемая Ольга Юрьевна!                                  ¦¦              ¦                                                          ¦¦повод для     ¦Приглашаю Вас принять участие в конференции "Актуальные   ¦¦написания     ¦вопросы правового регулирования трудовых отношений".      ¦¦сообщения     ¦                                                          ¦¦              ¦                                                          ¦¦основные      ¦Ваше выступление на круглом столе "Кадровый вопрос",      ¦¦исходные      ¦проведенном компанией "Stream Seminars" в ноябре 2010 г., ¦¦данные        ¦стало одним из самых ярких событий мероприятия.           ¦¦              ¦                                                          ¦¦главный тезис ¦Поэтому мне бы очень хотелось видеть Вас в качестве       ¦¦              ¦спикера пленарного заседания нашей конференции            ¦+--------------+----------------------------------------------------------+¦Основная часть¦Конференция "Актуальные вопросы правового регулирования   ¦¦              ¦трудовых отношений" состоится 27 - 28 августа 2011 г. в   ¦¦              ¦Москве. Адрес будет сообщен дополнительно.                ¦¦              ¦Миссия конференции - способствовать повышению правовой    ¦¦              ¦грамотности специалистов по кадрам.                       ¦¦              ¦В конференции планируется участие 60 работников отдела    ¦¦              ¦кадров и hr-менеджеров из Москвы, Санкт-Петербурга,       ¦¦              ¦Калуги, Тамбова и других городов. В качестве спикеров были¦¦              ¦приглашены и подтвердили свое участие М.О. Петрова,       ¦¦              ¦Г.А. Зохина и Е.Д. Остапенко                              ¦+--------------+----------------------------------------------------------+¦Заключение:   ¦Тематика конференции перекликается с областью Ваших       ¦¦              ¦профессиональных интересов, о которых Вы упоминали в      ¦¦выводы        ¦недавней статье "Кадры и закон". Учитывая Ваш уникальный  ¦¦              ¦опыт в теме правового регулирования трудовых отношений и  ¦¦              ¦возможность поделиться им со специалистами кадровых служб,¦¦              ¦надеюсь на Ваше согласие.                                 ¦¦              ¦                                                          ¦¦призыв к      ¦Пожалуйста, сообщите о возможности участия в конференции  ¦¦действию      ¦до 8 августа.                                             ¦¦              ¦                                                          ¦¦              ¦С наилучшими пожеланиями                                  ¦¦              ¦Анна Долгих,                                              ¦¦              ¦заместитель директора компании "Stream Seminars"          ¦L--------------+-----------------------------------------------------------

Если хочешь, чтобы просьбу твою выполнили

Давайте вспомним, что такое просьба. Обычно, это обращение в вежливой форме, выражающее удовлетворение вашего желания. Человек, к которому она обращена, вправе самостоятельно принять решение, выполнять или не выполнять озвученную просьбу.

Если просьба изложена в вежливой форме и не наносит никакого вреда человеку, то он ее выполняет. Но когда она звучит в виде приказа или повышенным тоном, или ущемляет каким-либо образом того, кого вы об этом просите, то вряд ли ее кто выполнит.

Поэтому, обращаясь с просьбой, надо думать не только о себе, но и том человеке, которого ты просишь удовлетворить ее.

Психологи выделяют 5 важных аспектов, при соблюдении которых, люди охотно будут откликаться на ваши просьбы.

Говорите конкретно, а не общими фразами

Просьбы должны быть понятны тому, кому вы ее адресуете. Когда вы просите своего сына быть внимательнее — это общие фразы, но не просьба. Трудно понять:

когда быть внимательнее,
что вы подразумеваете под этим словом,
насколько быть внимательным..

Могут возникнуть и другие вопросы. А если вы попросите мужа купить хлеб в магазине, это будет уже конкретная просьба.

Как формулировать предложение с просьбой

Специалисты уверены, что употребляя частицу «не» в своей просьбе, вы всегда получите противоположный результат. Если вы сформулировали свою просьбу так: «Я хочу чтобы ты не садился за стол с грязными руками»… Частица «не» ускользает из внимания человека и он продолжает делать то же самое.

А применение глагола «быть», по мнению психологов указывает, что он делает что-то неправильно. К примеру, вы обращаетесь к мужу: «Ты может быть поспешишь?» Эта фраза может вызвать противоречивую реакцию в ответ.

Просьба должна звучать в настоящем времени

Вы говорите мужу: «В следующий раз, после еды убери, пожалуйста, за собой посуду» и эта фраза звучит неправильно. Хотя в ней есть конкретность и присутствует вежливое обращение, но она говорит о будущем. И совсем нет уверенности, что она в будущем будет выполнена, ведь о ней, просто могут позабыть.

Во время просьбы следите за тоном речи

Формулируя просьбу, важно не скатиться на требовательный тон. Это часто происходит, когда вы уже просили об этом, просьба оказалась невыполненной и вас начинают захлестывать эмоции

Эффекта от этого мало.

Не обижайтесь, если вам отказали

Все должны быть готовыми к тому, что человек вправе отказать в просьбе. Вы просите, он отказывает в вашей просьбе, это нормальное явление. Человек имеет право отказаться. Вы естественно расстроены, но не надо хранить обид.

Нормальные отношения могут строиться таким образом, когда один просит, а второй отказывает или соглашается выполнить просьбу. Оставьте ее до следующего раза и снова попросите вежливо, не напоминая, что уже обращались.

Особенности деловой переписки

На пути создания эффективного делового послания нас ожидает много трудностей

Мало изложить свои мысли четко и ясно, важно остаться при этом в рамках официально-делового стиля, а также поддерживать конструктивные отношения с адресатом — будь то клиент, партнер или коллега

Далеко не всегда удается «с ходу» совместить эти аспекты деловой переписки. В итоге одни письма просты для понимания, но выдержаны в разговорном стиле. Другие выглядят солиднее, однако пестрят канцеляризмами и трудны для понимания. Поговорим о том, как отыскать золотую середину и сделать свое послание более эффективным.

Язык написания деловых документов (в том числе корреспонденции) весьма отличается от разговорного. В письме поставщику нельзя «брать» товар — его необходимо «заказывать» или «приобретать». И оплачивать его следует не «налом» или «наличкой», а «наличными деньгами».

К сведению. Особенности официально-делового стиля:

структурированность информации;
логичность и доказательность;
отсутствие двусмысленности;
соблюдение субординации;
отсутствие личных оценок.

Отдельного внимания заслуживает язык переписки с государственными учреждениями. В нем существуют определенные стандарты и используются типовые грамматические конструкции. Например, следует избегать использования глаголов в первом и втором лице единственного числа:

вместо «мы осуществили» — «нами осуществлено»;
вместо «министерство установило» — «министерством установлено».

Этот стиль отличается как от разговорного, так и от официально-делового, принятого в переписке коммерческих организаций.

Мнение. Антон Харитонов, руководитель компании «Компьютерный ночной дозор»:

«К сожалению, многие авторы писем не чувствуют границы между «канцелярщиной» и официально-деловым стилем. В итоге, чтобы понять, что же тебе хотели сказать, приходится переводить сообщение с языка штампов на русский язык. Поэтому мне кажется, что должны существовать три варианта изложения своих мыслей: для частной переписки, для деловой и для взаимодействия с госорганизациями».

Не стоит нарушать деловой этикет. В переписке он базируется на принципах учтивости и уместности. Так, использовать «вы» со строчной буквы при обращении к адресату неучтиво («вы» — это обращение одновременно к нескольким людям).

Неуместно упоминать в переписке личную жизнь клиента или сотрудника. Исключение составляют случаи, когда речь идет о поздравлении с прибавлением в семье или о соболезнованиях в связи с кончиной супруга. А вот стандартной фразы «Желаю счастья в личной жизни!» лучше избегать. Особенно в общении с малознакомым человеком.

Следует соблюдать субординацию. Это бывает сложно, когда у письма несколько получателей. Если вы пишете руководителю отдела закупок Юрию Васильевичу и его сотруднице Веронике, обращение будет таким:

Здравствуйте, Юрий Васильевич и Вероника!

или

Уважаемые Юрий Васильевич и Вероника!

И хотя в повседневной практике у нас принято женщин пропускать вперед, в деловой переписке это правило не действует.

В ситуации, когда неизвестно, кто из адресатов занимает более высокое положение, некоторые используют обращение «коллеги» или «дамы и господа». Однако есть и более изящный вариант, не обезличивающий получателей письма. Расположите имена по алфавиту:

Уважаемые Алексей, Ирина и Михаил!

Необходимо соблюдать баланс между оригинальностью и стандартами. В некоторых письмах лучше придерживаться шаблонов. Например, креатив вряд ли уместен при создании гарантийного письма, в котором вы обещаете осуществить платеж в согласованные с адресатом сроки.

А вот письма-поздравления, напротив, не должны быть шаблонными. Иначе они рискуют затеряться среди прочей корреспонденции и не выполнят одну из своих главных функций — не поспособствуют укреплению ваших деловых отношений с адресатом. Или того хуже — испортят их, если обилие стандартных фраз будет принято за признак сухости и безразличия.

Мнение. Александр Врубель, исполнительный директор Института УНИК:

«Когда нужно поздравить сразу нескольких клиентов и партнеров института, я использую следующий алгоритм. Сначала создаю шаблон письма. Затем составляю список адресатов и рядом с каждым именем формулирую персональное поздравление. Потом объединяю шаблон с индивидуальной частью, и получается уникальное письмо».

Письма-отказы

Сотрудникам отдела кадров приходится составлять подобные письма особенно часто. Отказ соискателю, так же как и прочие варианты отказов, должен быть максимально корректным. Для этого следуйте принципу гамбургера («плюс — минус — плюс»).

Сначала сообщите адресату нечто приятное («плюс»). Например, «нас очень впечатлило Ваше резюме», «Вы проявили себя как истинный профессионал» или «Вы хорошо справились с тестовым заданием».

Затем информируйте адресата о том, что было принято решение предложить позицию другому кандидату («минус»). Закончите письмо очередным «плюсом»: выразите уверенность, что при его профессиональных качествах соискатель обязательно вскоре найдет подходящую работу.

Старайтесь также сохранить возможность дальнейшего сотрудничества. Существует вероятность, что кандидат, не подошедший на определенную должность, будет полезен вашей компании в ином качестве.

Мнение. Анна Фролова, HR-менеджер компании «Ораторика»:

«Даже если кандидат совсем не подходит на позицию, на которую претендует, не нужно задевать его чувства. А вот указать на причину отказа — нужно. Это поможет человеку лучше подготовиться к собеседованию в другой компании или восполнить недостающие навыки».

Следуйте рекомендациям, изложенным в этой статье, и вы можете быть спокойны за «лицо» своей организации даже в малоприятных ситуациях, которые требуют составления письма-претензии или отказа. Не переживайте, если ваши первые письма не получатся идеальными. Мастерство делового письма приходит с практикой.

Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:— — — — — —

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:1. Разъяснение мотива.2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.5

Регистрация исходящего документа.Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов.

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.