Метод альпы в планировании времени: 5 стадий на пути к эффективности

Этап 4. Расстановка приоритетов и перепоручение.

На этом этапе для начала нам необходимо расставить приоритеты в делах. О том, как это сделать вы можете прочитать в моей статье « ».

Перепоручить, если это возможно, часть задач другим людям.

После того, как вы выполните этот пункт у вас должна получится таблица вида.

Как много хочется успевать за день, и как часто нам не хватает на это все времени. Чтобы все успевать, нужно научиться планировать свое время, расставлять приоритеты и понимать, как и какие нужно ставить цели. С этим вам поможет
метод Альпы
, который является одним из лучших методов тайм – менеджмента. В этой статье вы узнаете 5 стадий на пути к вашей эффективности.

Методику разработал немецкий специалист по тайм – менеджменту Лорат Зайверт, который широко известен как автор книги «Ваше время в ваших руках».
Метод «Альпы»
имеет такое название, как символ пошагового восхождения к горным вершинам – поставленным целям.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярностьИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION

— лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!

Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию…

Возможно применять для дел любой срочности. Для этого необходимо составить список дел, правильно расставить их приоритетность

Вы должны четко понимать степень важности каждого конкретного дела.

Этот метод на самом деле очень прост в применении, и чтобы им воспользоваться, вам понадобится максимум 10 минут. Этот метод позволяет сэкономить до 20% вашего времени каждый день. А это значит, что у вас появится больше времени на себя, на отдых и на семью. Отличная перспектива, не правда ли?

Этапы метода Альпы

Метод Альпы
состоит из пяти этапов

1 этап. Составления списка дел

На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности
.

Лучше всего записать их в три колонки.Колонка А –самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В –важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.

Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.

2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания

Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.

Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться.
Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.

3 этап. Резервирование временного запаса

Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.

К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.

Этап 4.Все запланированные дела упаковываем во временные рамки

После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.

Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям.
Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени.
Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени.
Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.

Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути. Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра

Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра

Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах.

5 этап. Завершающий этап в
методе Альпы по планированию времени

Это собственно этап выполнения дел и их контроль.

Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.

Займитесь планирование вечером на следующий день

Это способствует большей уверенности и концентрации сил на завтрашний день.

Сначала делайте дела, которые имеют наибольшую важность. Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас

Не забывайте менять периодически вид деятельности и отдыхать, чтобы работа не утомляла вас.

Если у вас появляется свободное время, заполняйте его делами из колонки С либо другими короткими заданиями.

Не забывайте о том, что все дела вам нужно втиснуть в 60% рабочего времени.

По методу Альпы, если у вас появились непредвиденные дела, перепишите план дел заново.

Не бойтесь гибкого графика работы. Если вы будете придерживаться всех стадий метода Альпы, то вы со всем будете успевать справляться.

Метод Альпы в планировании временем — как им пользоваться

В своем базовом виде метод Альпы является действительно очень простым. Так, он состоит всего из пяти пошаговых этапов, которые можно легко и быстро запомнить — и не менее легко и быстро начать пробовать воплощать в жизнь. Не следует думать, что с самого начала все будет получаться так, как задумано, однако эффективность данной методики уже была проверена миллионами людей по всему миру. К тому же — применение этого метода не требует каких-либо неординарных и сложных действий. В целом, пошаговый порядок планирования времени по методу Альпы выглядит следующим образом:

1. Составление списка задач на день. Рекомендуется составлять этот список либо вечером, перед отходом ко сну, либо утром, непосредственно после пробуждения и утренних процедур. При этом в этот список стоит внести все запланированные дела, вплоть до мелочей, а также все дела, не выполненные в предыдущий день.
2. Структурирование дел. Все дела можно расположить в таблице, разделив их на важные и срочные, важные и не срочные, неважные и срочные, и неважные и не срочные. Более подробно о том, как правильно составить таблицу для классификации дел по методу Альпы вы сможете прочитать в следующем разделе статьи.
3. Оценка временных затрат. В списке дел следует обязательно рассчитать приблизительный объем времени, необходимого для решения той или иной задачи. Таким образом появляется возможность относительно объективно оценить свой спектр задач и сразу предусмотреть, от каких из них можно и нужно избавиться, если времени не хватает. Рекомендуется закладывать на задачу немного больше времени (на 10-30%), чем она могла бы занять реально. Это даст дополнительный запас на случай различных непредвиденных обстоятельств и ситуаций, когда точно до минуты определить затраты времени невозможно. При этом в первую очередь должны решаться срочные дела — сначала важные, потом неважные, и лишь при наличии свободного времени можно выделять его на несрочные задачи. Также, по возможности ряд дел могут быть перепоручены третьим лицам, как в быту, так и на работе. Навыки перепоручения задач являются основополагающими для любого эффективного менеджера или руководителя. В первую очередь перепоручению подлежат неважные, но срочные дела, во вторую — важные, но не срочные. Важные и срочные задачи лучше решать самостоятельно.
4. Распределение времени по принципу 60-40. Следует предусмотреть, что вы сможете заниматься запланированными делами только в течение 60% от вашего времени. Остальные 40% должны быть свободными и предполагать необходимость использования этого свободного промежутка для решения непредвиденных срочных задач. В случае, если этот промежуток так и будет неиспользованным — его следует применять для решения не срочных и важных дел или же, не срочных и не важных.
5. Выполнение дел и анализ результатов. Далеко не в каждом случае получится справиться со всеми запланированными делами так, как это ожидалось при составлении списка. Это не проблема — необходимо проанализировать свои ошибки и возможные просчеты и при необходимости скорректировать порядок распределения дел и выделения на них времени. На этом этапе также следует определить все незаконченные или невыполненные дела и перенести их в том же виде на план действий в течение следующего дня.

Горообразование, Южные Альпы Новой Зеландии. Стадия 1 и 2. Гора Кука, Кайкура, Гондвана, тектогенез.

186

56

01:02:02

31.01.2022

Горообразование, Южные Альпы Новой Зеландии. Стадия 1 и 2. Гора Кука, Кайкура, Гондвана, тектогенез.
Образование гор, Южные Альпы Новой Зеландии. Гондвана, тектогенез. Древние горные породы Южных Альп. Геология происхождение пород конус выносаю Нарния. Властелин колец. Как формируются горы, каков их возраст, метаморфизм. Орогенез. История возникновения Новой Зеландии. Гондвана, тектогенез, климат планеты.
#НоваяЗеландия #Южные Альпы #орогенез

Первая Часть видео: 🤍
Вторая Часть видео: 🤍
Третья Часть видео: 🤍
Четвертая Часть видео: 🤍

В этих четырёх видео мы говорим о геологии Южных Альп на Южном Острове Новой Зеландии, о стадиях орогенеза — формирования гор Южных Альп, Рангитата и Кайкура, о темпах роста гор и их разрушения.

Данное видео является рассуждением автора простым языком без заготовленного текста, с целью популяризации и просвещения, и не является научным докладом. Просвещайтесь сами и делитесь этим видео со всеми кто интересуется нашей планетой.

Поддержи канал, вложи в распространение знаний.
PAYPAL — hathayoganat🤍gmail.com

0:00 – Горные породы Южных Альп, часть 1
13:44 – Древние горные породы Южных Альп, часть 2
29:01 – Образование гор, Стадия 1, Рангитата, часть 3
41:59 – Образование гор, Стадия 2. Кайкура, часть 4

Gratitude and appreciation for Images and Videos used in this video from:
🤍
🤍
NASA Scientific Visualization Studio 🤍
Amazing Music: 🤍

Этапы метода Альпы

Метод Альпы состоит из пяти этапов

1 этап. Составления списка дел

На этом этапе вам необходимо не просто составить список того, что вы хотите сделать, но и распределить все дела по степени важности. Лучше всего записать их в три колонки

Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела

Лучше всего записать их в три колонки. Колонка А – самые важные дела, которые не терпят отсрочки. Колонка В – важные дела, которые нужно успеть сделать сегодня и колонка С – мелкие несрочные дела.

Помимо этого, у вас в списке должны присутствовать такие дела, как невыполненные и непредвиденные, которые могут возникнуть в течение дня. В список не стоит писать мелкие неважные дела, которые можно решить за несколько минут. Нецелесообразно тратить свое время, чтобы записывать их. Также необходимо приблизительно понимать, какие дела продолжительные и непродолжительные по выполнению и отметить их в списке, к примеру, разными цветами.

2 этап. Оценка времени, которое необходимо для выполнения задания

Чтобы вы понимали, есть такая закономерность, которая 100% работает на практике: на выполнение любого задания у вас уйдет ровно столько времени, сколько вы имеете в запасе.

Ведь любое дело можно растянуть на часы или уложиться в 30 минут, если очень постараться. Поэтому вы должны устанавливать себе временные ограничения. Это поможет вам сконцентрироваться на выполнении конкретной задачи и не отвлекаться на разные помехи.

3 этап. Резервирование временного запаса

Метод Альпы в планировании времени имеет свою изюминку. Все запланированные задачи вы должны выполнить за 60% своего рабочего времени, а 40% оставить на непредвиденные и спонтанные дела.

К примеру, если ваш рабочий день длится 8 часов, то все дела вы должны сделать за 5 часов. Подумайте, как лучше это сделать, ускоряйте темп работы, перепоручайте дела другим сотрудникам, находите помощников или уплотняйте свой график. Можно отводить меньше времени на выполнение задачи, выделяйте приоритетность, но если совсем не успеваете, то переносите дела на другой день.

Этап 4. Все запланированные дела упаковываем во временные рамки

После того, как вы определили время, необходимое на выполнение всех дел, попытайтесь втиснуть его в 60% рабочего времени.

Как это сделать? Можно перенести некоторые дела на завтра, что-то можно не завершить, встречу сократить по времени, попросить помощи или перепоручить дела другим людям. Что касается доведения дел до безупречности, то нужно доводить их до совершенства в рамках выделенного времени. Не забывайте в список дел записать те, которые привязаны к конкретному времени. Чтобы правильно скомпоновать свой день, учитывайте также свои биоритмы. Вы лучше знаете, в какое время суток ваша работоспособность наиболее высокая. На это время и планируйте самые важные дела.

Также важно подготовить небольшой список коротких дел на случай, если у вас появится свободное время. Например, клиент опаздывает на встречу с вами или вы находитесь в пути

Можно проверить почту, сделать звонки или занять себя составление плана на завтра

Обратите внимание на колонку С в вашем списке дел. Возможно, что-то из них вы успеете сделать в этих перерывах

5 этап. Завершающий этап в методе Альпы по планированию времени

Это собственно этап выполнения дел и их контроль.

Понятно, что не все дела могут быть выполнены вовремя, некоторые нужно перенести на завтра. Если есть дело, которое вы постоянно переносите, то подумайте, насколько оно актуально и либо отмените его совсем, либо прекратите переносить и выполните его.

Путешествую по Италии Альпы. Сценарий жизни Запрет на удовольствие. Тренто Италия Туризм Психология

792

101

30

00:09:49

31.05.2021

08:51 Вид на Доломитовые Альпы и Соборную площадь Тренто.
Тренто был основан в Римской империи.
Доломитовые Альпы включены в список всемирного наследия ЮНЕСКО.

Человек, который переживал обесценивание, упреки, пренебрежение как травмирующее событие, но не отреагировал его, остается в этом событии. Оно притягивает к себе, блокирует переживания, мысли и чувства, поддерживая гештальт незавершенным. Он не в силах встретиться лицом к лицу сo стыдом, виной, ничтожностью, терапевт помогает клиенту соприкасаться с этими чувствами, делает безопасным для клиента их выражение, обсуждает эти чувства с клиентом в неосуждающей, незащищающейся, заинтересованной манере. Восстановление идентичности возможно в контакте с терапевтом.

🤍

#Тренто #италия #Альпы #жизньвиталии #путешествия #курорт #психологпоскайпу #психология #психологвиталии #советыпсихолога #консультацияпсихолога

ТЕХНИКА АЛЬПЫ 60/40. Тайм-менеджмент. 📌 by NinaMind

1340

84

5

00:04:16

29.01.2017

Всем привет! Меня зовут Нина. Я преподаватель, историк, юрист, руководитель экскурсионного бюро. Этот канал посвящен саморазвитию и самосовершенствования. Это моя территория свободного творчества. Здесь вы можете найти видео на тему карьеры, образования, финансов, изучения английского языка, бизнеса, планирования, тайм-менеджмента, творчества, мои стихи и размышления, влоги и многое другое. Я уже давно на youtube и это мой второй канал. Первый вы можете найти по адресу 🤍

Моя группа VK 🤍
Мой блог selfmade-woman.blogspot.ru.
Инстаграм 🤍
Фейсбук 🤍
Пинтерест 🤍

Бенджамин Франклин

С ним вы знакомы как минимум по стодолларовым купюрам. Почему человек заслуживает уважения? Потому что обычный сын мыловара так себя самоорганизовал и дисциплинировал, что сейчас известен в политике, дипломатии, публицистике и науке.

В 20 лет Франклин систематизировал свое время в пирамиду:

1. Основа – жизненные ориентиры или добродетель: обычная мораль, к которой вы прибегаете при решении задач. У Франклина их было 13: справедливость, трудолюбие, спокойствие, любовь к порядку и т.д. И перед сном он отмечал под ними свои промахи и удачи.

2. Глобальная цель – нужно ответить себе на вопрос «Чего я хочу достичь к N годам?»

3. Генеральный план – подробное описание и план достижения второго.

• Долгосрочный план – цели на несколько лет.

• Краткосрочный план – цели на год.

• Планы на день и неделю.

Принцип Парето

При планировании своего рабочего дня полезно учитывать принцип Дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Этот принцип относится ко многим сферам экономики и состоит в следующем: 80% затраченных ресурсов обеспечивают 20% результата, а оставшиеся 20% обеспечивают 80% результата.

Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов, отвечает за большую часть результатов. К примеру, люди тратят лишь 20% времени на получение 80% результатов работы. Получается, что целых 80% своего времени работники тратят совершенно неэффективно.

В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, соотношение сохраняется.

Практическая польза принципа Парето заключается в том, что его применение означает концентрацию всегда ограниченных средств и ресурсов компании на определенном сегменте работы, вместо их привычного распыления по множеству направлений. Он помогает определить именно тот участок, где можно рассчитывать на максимальный результат от своих усилий.

АКС СМОТРИТ ЦЕРЕМОНИЮ GENSHIN IMPACT / ТЕЛЕПОРТ В АЛЬПАХ

10470

947

23

00:04:39

14.01.2022

Нарезка со стримов Акса из основного канала AxeSay Genshin impact
Инста автора нарезки — 🤍

Для связи, по рекламе — tiro7845🤍mail.ru , либо ВК ниже
ДИСКОРД, ТАМ КРУТКИ + Я ЧАСТЕНЬКО ОСТАВЛЯЮ ВАЖНУЮ ИНФУ 🤍
: ГРУППА ВК: РОЗЫГРЫШИ, мемчики со стримов/роликов — 🤍

ТВИЧ КАНАЛ — 🤍
ИНСТАГРАМ — 🤍
: МОЙ ВК, там есть полезная инфа!!! (наверн) — 🤍
: Канал хорошей девочки — 🤍

В стиме под ником — highwayman78 (AxeSay)

Genshin Impact была анонсирована в июне 2019 года, и её выход был намечен на 2020 на платформы Windows и iOS. Первый трейлер продемонстрировал открытый мир, сильно вдохновлённый игрой The Legend of Zelda: Breath of the Wild в плане атмосферы и геймплея.
Genshin Impact (геншин импакт) — Новая кросплатформерная Action RPG (ARPG) с невероятной графикой и многообещающим геймплеем! Своей графикой игра очень похожа на The legend of zelda breath of the wild, так что сравнений не избежать!

Методы тайм-менеджмента

Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:

• метод «Альпы»;
• метод «ABC»;
• метод Эйзенхауэра.

Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:

1. Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
2. На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
3. Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
4. На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
5. Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.

В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.

Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода

Закономерности метода ABC включают в себя следующие:

• наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
• важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
• наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.

Закономерности ABC-анализа

Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач

Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.

Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:

1. Срочные и важные задачи;
2. Менее срочные, но одновременно важные задачи;
3. Срочные, но менее важные задачи;
4. Менее срочные и менее важные задачи.

В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам

Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения

Метод Альпы

Для планирования личного времени эффективно применяется метод Альпы. С его помощью можно, потратив всего несколько минут, оптимально распланировать все дела. Вкратце он состоит в следующем:

Зафиксировать все дела и сроки.

Все дела, которые необходимо осуществить за день, нужно записать в ежедневник, блокнот, на листок бумаги или в электронный документ. Кроме того, необходимо указать сроки, в которые они должны быть выполнены

Очень важно подойти к этому заданию ответственно, так как вписать в готовый план неожиданно придуманные дела вряд ли удастся

Определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого этапа работы.

Теперь предстоит определить, сколько времени потребуется на выполнение каждого дела. Не нужно забывать и про такие?дела? как отдых, обеденный перерыв, чашка кофе, поскольку они также требуют временных затрат.

Учесть буферное время.

Как бы тщательно мы не рассчитывали время, необходимое на выполнение дела, его все равно уйдет несколько больше. Поэтому желательно распланировать дела только на 60% рабочего времени, остальные 40% станут буфером. Примерно половина оставшегося уйдет на устранение непредвиденных помех, а вторая половина — на спонтанные действия, рабочее общение.

Расставить приоритеты.

Это самая важная часть плана. Нужно определить приоритет каждого дела (например, оценить по пятибалльной системе). Вполне возможно, что все дела, намеченные на день, в план просто не поместятся. Значит, туда должны входить только самые срочные и важные задания. Остальные придется пересмотреть (чтобы выполнение их занимало меньше времени), делегировать или отложить.

Проконтролировать в итоге.

В конце рабочего дня нужно снова вернуться к плану, чтобы просмотреть, насколько удачно он был составлен

Также нужно обратить внимание на дела, которые не были выполнены

Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу

Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело .

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел и отразил их в матрице (Приложение Г). Срочные/важные дела

Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять

Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки

Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная

Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.

Приступить к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент ее выполнения не станет равным 100, — значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.

Метод «Альпы»

Метод «Альпы» — система ежедневного планирования, которая широко используется как в Европе, так и в России. Название метода — условное, оно символизирует подъем к намеченным целям — «высотам». Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов:

Шаг 1:
Задачи

Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).

• рекомендуется иметь 7+/- 2 задачи на день.
• задачи на день планируются по технологии 1-7-365 (т.е. задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день»)

Шаг
2:
Приоритеты

Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности. Как это делать — зависит от вас

Вы можете, например, выделять приоритетные задачи выделять подчеркиванием или цветом, а можете использовать АВС-подход и т.п.

Шаг
3:
Время

Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач. Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж
. Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «бюджетируемые» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени.

Шаг 4:
Рационализация и делегирование

Проанализируйте задачи. Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры
) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов.

Шаг
5:
План дня и контроль

На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а так же контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам — перенесите их на другие дни, отложите или отмените.

Ключевые области

Ключевыми областями называют самые важные сферы жизни, в которых необходимо достичь определенных результатов.

Ключевые области должны периодически пересматриваться.

Нельзя выделять свыше 10 ключевых областей.

Как определить свои ключевые области?

Прежде всего, надо вспомнить и записать все ваши каждодневные дела. Далее их следует поделить на группы таким образом, чтобы каждая из групп объединяла дела, которые связаны между собой или имеют общий признак. Затем эти группы должны получить названия. Таким образом, вы сформировали для себя ключевые области.

Четко сформулируйте для себя наиважнейшие цели в работе и жизни, то есть определите ключевые области на основании своих умений, желаний, взглядов.

Не думайте ни о чем. Запишите свои ключевые области спонтанно.

«Слоновые цели»

Так называемые «слоновые» задачи — это крупные, масштабные задачи, выполнение которых требует очень большого количества времени. Обычно выполнение таких задач не приносят видимых результатов до их выполнения. Поэтому именно эта категория дел часто откладывается «на потом».

Как достигать «слоновых» целей?

Применять SMART-технологию при формулировке целей.

Технология SMART служит для определения критериев качества цели, которых следует придерживаться при целеполагании.

S
(Specific) — описание каждой цели должно представлять собой четкий, конкретный результат.

M
(Measurable) — каждая цель должна быть измеримой при помощи стандартных процедур измерения и конкретных индикаторов.

A
(Agreed) — каждая цель не может быть не согласована с другими целями.

R
(Reаlistic) — цель должна быть достижимой.

T
(Time related) — каждая цель должна иметь четкое определение во времени, иметь конкретные сроки ее достижения.

Дробить «слона» на логически взаимосвязанные части и вносить их в общий список задач на день.

«Поглощать» «слона» любыми частями, даже если они не имеют логической связи между собой!

Очень трудно построить свою работу так, чтобы получить в результате максимальную пользу. Тайм-менеджмент — это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку. Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:

• план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа (а не в голове!) и периодически с ним сверяться;
• оптимальный отдых — 10 минут после каждого часа работы;
• полезно и удобно использовать ежедневник.

Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике неких методов планирования времени. Известно достаточно много теоретических разработок в этой сфере. Мы приведем здесь 3 из них:

1. принцип Парето;
2. метод Альпы;
3. ABC-анализ;

Инструменты тайм-менеджмента

Дисциплина выполнения запланированных задач способствует эффективному использованию рабочего времени, что в соответствии с принципами тайм-менеджмента повышает качество работы. Хотя организация и управление временем осуществляется на долгосрочный, среднесрочный и краткосрочный период, формирование оптимального режима работы в организационно-техническом плане достигается через оперативное планирование использования рабочего времени.

Тайм-менеджмент предполагает использование план-графика на неделю и ряда организационных инструментов.

План-график на неделю

Организационные инструменты тайм-менеджмента

Использование организационных инструментов для повышения эффективности управления временем позволит вам установить четкий распорядок использования рабочего времени в зависимости от планируемого периода: день, неделя, месяц.

В конечном счете, согласно принципам тайм-менеджмента, вы должны учитывать необходимость координации с рабочими планами коллег и партнеров.

Рекомендации при использовании метода Альпы в планировании времени

В целом, существует несколько общих рекомендаций, которые могут помочь упростить использование метода Альпы для планирования времени. Вот самые удобные и простые из них, которые можно легко внедрить в ежедневный план действий и адаптировать под себя:

1. Краткосрочные дела в список вносить не стоит. Если дело занимает менее пяти минут и может быть выполнено здесь и сейчас, лучше сделать его сразу, даже не задумываясь о внесении в планы.
2. Отдых — это тоже дело. Нужно понимать, что отдых является естественной потребностью каждого человека и под него тоже в обязательном порядке должно быть выделено время в ежедневном списке дел.
3. Не следует расстраиваться, когда что-то не получается. Тайм-менеджмент — это непростое занятие, и многим людям бывает сложно приспособиться к фактически новому стилю жизни. Поэтому не стоит бояться ощущения недовольства и тревожности, желания все бросить на первых этапах ознакомления с таким подходом.
4. Разбивайте задачи. Если какая-то задача занимает несколько дней или просто значительную часть дня — лучше разделить ее на несколько малых заданий. В таком случае с одной стороны, если возникнут непредвиденные обстоятельства, будет легче перенести эту задачу на другой день, а с другой стороны — выполнение части крупного задания, как отдельного малого обеспечивает лучшую мотивацию для дальнейшего использования метода Альпы и получения результатов!