Тайм-драйв. как успевать жить и работать

Обратная связь

Дорогой читатель, все мы уникальны как личности, действуем в самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Поэтому ваш практический опыт внедрения ТМ-техник – бесценен.

Автор будет рад получить от вас обратную связь:

• кейсы, ваш опыт практического применения тайм-менеджмента;

• замечания по тексту книги и предложения улучшений;

• предложения по тематике новых глав и разделов.

Любители общения – приходите в мой блог glebarhangelsky.livejournal.com. Участвуйте в дискуссиях, становитесь авторами сайта, вносите свою лепту в повышение культуры отношения к времени в нашем обществе!

И помните наш девиз, который дал название интернет-проекту: Everything Has Room for Improvement! Резервы времени и эффективности есть всегда!

С наилучшими пожеланиями – успевать жить и работать,

Календарь и аналогии с бардаком

Если вы быстренько пробежали по тексту, особо не вчитываясь, то, естественно, возник вопрос: «А зачем мне плодить сущности, когда в iOS есть системный календарь и “Напоминания”?». В случае, когда ваша жизнь течет неспешно, когда работы мало или же она имеет четко определенные и ограниченные рамки, когда мир вертится только вокруг дивана и некоего места работы, когда времени на все достаточно, то действительно хватит и встроенных в мобильную ОС средств.

Но если жизнь динамична и изменчива, если работы выше крыши и она постоянно прибавляется, если вам приходится общаться со многими людьми, постоянно назначать встречи, вертеться в разных кругах общества и при этом успевать выделять время семье, спорту, может быть какому-то хобби, если не охота утонуть в одной лишь работе, тогда возможностей календаря может и не хватить.

Тут можно провести аналогию с бардаком в комнате, которую я использовал в начале статьи. Да вы добавите все задания в календарь, распишите свои задачи на неделю вперед, а потом открываете его и видите огромный список всякого разного. За что браться сейчас, за что браться через 2 часа, что можно отложить и сделать вечером, а что нужно делать немедленно, как успеть на встречу и не забыть отправить отчет? Вроде бы есть список задач в календаре и что-то добавлено в напоминаниях. Но, присмотревшись, вы видите просто мешанину всего и вся, бардак.

В результате приходится тратить время на определение текущих задач, пытаться как-то все удобно расставить и упорядочить, но возможности календаря ограничены. Расположить все четко, особенно если заданий на день много, просто невозможно. Вот в таком случае и будет полезным Тайм-Драйв, позволяющий разграничить задания и задачи, определить большие и маленькие цели и при этом не пытаться втиснуть всю свою жизнь в жесткие рамки.

Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире

Контекстное и среднесрочное планирование по методу «День — Неделя» поможет вам всегда уложиться в срок.

Задачам, которые сложно привязать к определённому времени, подойдёт контекстный подход. Для каждой такой задачи заведите отдельную страницу ежедневника или категорию задач в компьюте­ри­зи­рованной системе планирования.

При командной работе удобны доски контекстного планирования, где в строках перечислены проекты, а в столбцах — участники команды. На их пересечении перечисляются задачи. Менеджер сразу увидит задачи, за которые отвечает подчинённый, и вопросы, которые необходимо обсудить.

Задачи с жёстким сроком исполнения эффективнее планировать на год, неделю и день, соблюдая правила перемещения задач между разделами. Вечером, при планировании следующего дня, просмат­ривается раздел «Неделя». Всё актуальное переносится в раздел «День». При планировании следующей недели просмат­ривается раздел «Год».

Реклама:

Такой подход позволяет не загонять себя в жёсткие рамки и гарантирует, что нужная задача вспомнится во время просмотра разделов «Год» и «Неделя».

Раздел «Неделя» можно дополнить следующими инструментами планирования.

• Список задач на ближайшие несколько недель на отдельной странице ежедневника.
• Список задач на стикерах в специальном разделе ежедневника. Ежедневно просматривая раздел, переносите стикеры с «дозревшими» задачами в наступающий день в ежедневнике.
• Обзорный график регулярных задач.
• Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.
• Планнинг со списком «гибких» задач на неделю рядом с «жёсткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.

«Долгосрочный» раздел — это «стратегическая картонка» со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Она может содержать:

• план ключевых мероприятий на год;
• крайние сроки ключевых проектов;
• список небольших задач с далёким сроком исполнения, не попавших в контекстные разделы ежедневника;
• график дней рождения, памятных дат и т. п.

Аналогично принципу «День — Неделя» можно организовать работу сотрудников на доске планирования. Для этого в столбцах перечислите сотрудников, в строках — горизонты планирования, а на их пересечении — задачи.

Для контроля рутинных дел пригодится таблица, в строках которой перечислены эти дела, а в столбцах — время, за которое их нужно выполнить. На пересечениях отмечаются сделанные и несделанные дела. Пропуск такой задачи не играет большой роли, но большое количество пропусков сразу станет заметно.

Для выполнения долгосрочных задач определите, сколько времени в день на них уйдёт, и введите их в недельный план. Для этого возьмите общий объём работы, произво­ди­тельность труда, и вычислите, сколько всего времени уйдёт на задачу. Затем разделите это время на части и внедрите их в еженедельный план.

Реклама:

Наводим порядок в жизни постепенно

Тайм-Драйв же предлагает все делать постепенно, неспешно, чтобы можно было привыкнуть к более четкой и упорядоченной жизни.

Процесс знакомства с программой начинается с ненавязчивого обучения:

Продемонстрировав базовые принципы работы, приложение предлагает небольшую выжимку метода Архангельского в картинках, которую я рекомендую просмотреть:

Если кратко, то есть глобальные или стратегические цели-слоны, состоящие из более мелких целей-бифштексов. Также существуют мелкие и неприятные задачи-лягушки типа «прибить плинтус» или «взять справку в госструктуре». Все их надо выполнять, чтобы задачи и проблемы не накапливались и не наслаивались друг на друга, чтобы развиваться и двигаться дальше. А выполнять их можно лишь в том случае, когда все задачи собраны в одном месте и у вас есть своего рода план. Но план в виде простого списка не подойдет, потому что в нем будешь путаться, пытаясь выбрать подходящую для выполнения в текущий момент задачу, тратить на это время, ужасаться тому, сколько всего еще надо сделать и когда это успеть. Собственно, поэтому Архангельский и предлагает такое вот забавное разделение задач на слона, бифштексы, лягушки и не только. Это позволяет несколько упорядочить наш жизненный хаос, но не пытаться его победить.

Таким образом, вначале определяем глобальные цели на ближайший год, допустим, собрать резервный запас денег (на случай поломки какой-то бытовой техники или чтобы можно было спокойно прожить 3–6 месяцев без поступления средств, если потеряли работу и т. п.), купить машину или же сбросить 8 кг лишнего веса. Затем разбиваете глобальные цели-слоны на части-бифштексы и стремитесь к их выполнению.

Это, скажем так, основное направление движения, но ведь помимо него есть и какие-то ежедневные задачи, встречи и дела. Для которых в Тайм-Драйве тоже нашлось место. В частности, это упомянутые выше «Лягушки» — мелкие и бывает, что неприятные мероприятия, которые все-таки надо делать. Плюс традиционные каждодневные задания, которые у каждого свои. Все их можно просмотреть списком в соответствующем разделе и там же что-то добавить:

Кроме того, есть гибкие задачи и жесткие задачи. Первые — это задания, которые можно выполнить в течение определенного промежутка времени, но у них имеется дедлайн, то есть, бесконечно оттягивать нельзя, а лучше вообще до последнего не тянуть и сделать заранее. Вторые — это строго ограниченные задачи, например, встреча с человеком в определенное время, сдача отчета, публикация обзора и т. п. Превращать ли ту или иную задачу в «лягушку» или «бифштекс» — вам решать. Можно в принципе этого не делать. Ведь не каждая задача является частью большой глобальной цели — есть и каждодневная рутина, которую благодаря Тайм-Драйв удается довольно легко структурировать. Кстати, вся структура задач на текущий день или неделю выводится в разделе «План», в котором вы также можете назначить «лягушку дня», «главное дело дня» и «главный бифштекс дня»:

Стоит также упомянуть о разделе «Мемуары», представляющем собой своего рода дневник хороших и полезных дел, которые сделали этот день прожитым не зря. Плюс немаловажна функция синхронизации Тайм-Драйва с системным календарем:

Электронный ежедневник для тайм-менеджера

Программа полезная, хотя есть и нюансы, о которых тоже стоит упомянуть. Интерфейс функционален, но весьма прост и вау-эффекта не вызывает. Это далеко не Clear и не Tweetbot. К тому же синхронизация с календарем ограниченная (переносятся только основные задачи, но не «лягушки» или «бифштексы»), что естественно. Ведь у стандартных приложений нет ряда функций, доступных в Тайм-Драйве, а именно, гибкого разделения задач. То есть, в OS X придется довольствоваться лишь тем, что доступно в календаре. Плюс отметка задач в Тайм-Драйве как выполненных, в стандартный календарь не переносится. Надо делать это руками.

Из-за ограниченной функции синхронизации лучше работать с Тайм-Драйвом отдельно, не рассчитывая на стандартный календарь. То есть вы оказываетесь привязанными к iPhone. В общем-то, ничего страшного в этом нет и можно воспринимать его как электронный ежедневник, что я и делаю. Хотя не помешал бы веб-сервис, а еще лучше — клиент для OS X.

Тем не менее, приложение действительно позволяет эффективнее управлять своим временем при небольших затратах на планирование. Намного удобнее открыть план задач на день и действительно увидеть План с расставленными приоритетами, а не длинный список заданий, из которого приходится выбирать, что сделать сейчас, а что потом.

Тайм-Драйв распространяется в App Store бесплатно, но для испытания возможностей ежедневника дается лишь неделя. Затем надо будет определиться, стоит ли оформлять подписку на год за 299 руб. или нет. Я вот пока еще не определился, но книжку «Тайм-Драйв» уже раздобыл и начал читать, что и вам рекомендую сделать. Как пишут многие ее прочитавшие — это одно из лучших русскоязычных изданий по тайм-менеджменту.

iPhone: Бесплатно (на неделю)/299 руб. (годовая подписка)

Юзабилити: 3+, Функциональность: 4, Интерфейс: 3+, Цена/качество: 4, Вердикт: 4

iPhones.ru

Упорядоченный хаос в помощь

Рассказать

Как победить хаос

Одна из основных причин утечки дра­го­цен­но­го времени – присутствие вокруг нас толщи ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора, сквозь который приходится продираться к дей­стви­тель­но важной информации. Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных

Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”

Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”.

Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем про­из­во­дит­ся сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”).

Затем выделяем следующий массив до­ку­мен­та­ции – и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше из­на­чаль­но­го следования опре­де­лен­ным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дуб­ли­ро­ва­нию папок и еще большему хаосу.

Предисловие наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Какого бы материального благосостояния мы ни добились, времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200–400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична

Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, чего действительно хочешь. Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания

Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата

Несколько лет назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках, – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоциирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Искусство расставлять приоритеты

Умение находить среди дел главное и в первую очередь заниматься им, а все вто­ро­сте­пен­ные задачи откладывать на потом имеет ко­лос­саль­ную важность не только для работы, но и для жизни в целом. Самая рас­про­стра­нен­ная причина неудач – наше есте­ствен­ное желание получить все и сразу. Выбор при­о­ри­тет­но­го в данный момент дела – суть тайм-ме­недж­мен­та

Выбор при­о­ри­тет­но­го в данный момент дела – суть тайм-ме­недж­мен­та

Самая рас­про­стра­нен­ная причина неудач – наше есте­ствен­ное желание получить все и сразу. Выбор при­о­ри­тет­но­го в данный момент дела – суть тайм-ме­недж­мен­та.

Однако чтобы не ошибиться с выбором приоритета, нужно не полагаться на интуицию, а сфор­му­ли­ро­вать критерии важности (источник задачи, вклад в общий результат, сложность и так далее). Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели. Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели

Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели.

Когда человек начнет всерьез разбираться с тем, какие дела имеют пер­во­сте­пен­ную важность, а какие подождут, у него могут возникнуть конфликты с окружающими. Каждый считает, что его проблема или вопрос должны решаться в первую очередь. Ваша задача – сбросить с плеч гору мелких, вто­ро­сте­пен­ных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами

Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:

Ваша задача – сбросить с плеч гору мелких, вто­ро­сте­пен­ных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами. Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:

• Вежливый и убе­ди­тель­ный отказ.Ничто так не бережет время и силы, как умение говорить “нет”. Научитесь вовремя от­ка­зы­вать­ся от выполнения дел, не со­гла­су­ю­щих­ся с вашими при­о­ри­тет­ны­ми целями. Чтобы человек, которому отказали в его просьбе, не затаил на вас обиду, придумайте прав­до­по­доб­ную причину. Если позволяют об­сто­я­тель­ства, попробуйте привести логическую ар­гу­мен­та­цию своего отказа. Либо докажите человеку, что на самом деле то, о чем он вас просит, ему не нужно или не выгодно.
• “Здоровый пофигизм”.В некоторых ситуациях не следует торопиться с выполнением по­став­лен­ной задачи – завтра она может решиться сама собой, без вашего участия. Перед тем как браться за любое дело, спрашивайте себя, нужно ли его делать вообще и должны ли этим заниматься именно вы. Вокруг вас наверняка есть люди, которые только и ждут, чтобы переложить на ваши плечи свою работу.
• Де­ле­ги­ро­ва­ние работы.Перед выполнением рутинной (или неква­ли­фи­ци­ро­ван­ной) работы подумайте, нельзя ли передать ее другим сотрудникам или обратиться к помощи людей, оказывающих про­фес­си­о­наль­ные услуги. Перепоручив задачу подчиненным, не забывайте следить за тем, как они ее выполняют, и при необ­хо­ди­мо­сти напоминайте им о ней. Не полагайтесь на память, а фиксируйте поручения на карточках или в органайзере (бумажном или электронном). Пусть коллеги и подчиненные знают: вы никогда не забываете, о чем просили других.

Тайм-ме­недж­мент в офисе

Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию пред­ва­ри­тель­но просчитать все действия.

Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непред­ви­ден­ные временные траты, как ав­то­мо­биль­ные пробки или ор­га­ни­за­ци­он­ные просчеты.

Нужно помнить и о том, что план – это не догма, а пред­ва­ри­тель­ная схема, которую нужно кор­рек­ти­ро­вать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непред­ви­ден­ных мелочей.

Продумайте свои действия на этот случай и за­страхуй­тесь от неожи­дан­но­стей – например, собирая максимум до­пол­ни­тель­ной информации о за­пла­ни­ро­ван­ных ме­ро­при­я­ти­ях.

Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки.

Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, ис­поль­зу­е­мую в качестве закладки в ежедневнике, – “стра­те­ги­че­скую картонку”. Выполнение за­пла­ни­ро­ван­ных действий такого рода зависит от появления удобного момента.

Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.

При пла­ни­ро­ва­нии дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто за­ду­мы­ва­ет­ся. Это отдых для вос­ста­нов­ле­ния сил. Бес­си­стем­ное пе­ре­клю­че­ние внимания не помогает рас­сла­бить­ся – отдых должен быть регулярным и за­пла­ни­ро­ван­ным.

Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору.

Лучший вид короткого отдыха в рабочее время – это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь со­сре­до­то­чить­ся, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса.

Это можно сделать в кабинете, пустой пе­ре­го­вор­ной комнате или автомобиле. Короткий по­сле­обе­ден­ный сон быстро освежит мозг – и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.

Принцип упорядоченного хаоса

Для начала поговорим об этих самых принципах. В отличие от зарубежных гуру по управлению личным временем, которые предлагают жесткую схему действий, тотальный контроль и порядок над всем, что можно упорядочить и проконтролировать, Архангельский придерживается более гибкой методики. Прежде чем начинать наводить порядок в своей жизни, он предлагает оценить результат тех или иных действий. Проще говоря, решить для себя, а стоит ли овчинка выделки?

Например, вы решили навести порядок в комнате, в которой важные бумаги валяются вперемешку с носками, пустыми бутылками, остатками перекусов, дисками, одеждой и прочими вещами. Можно потратить два-три часа, разложить все по полочкам, собрать бумаги, их тоже рассортировать и разместить на столе — для каждого типа бумажек своя папочка. В итоге будет красота и порядок, но надолго ли они сохранятся? А сколько времени вы будете тратить на то, чтобы найти нужный листик или необходимую вещь в такой чистой, красивой и новой для вас комнате, в то время как раньше в ней годами был привычный хаос? Вдруг появится новая бумажка, для которой еще нет папки, придется заводить. А потом еще одна бумажка, новая вещь, потом вы поймете, что просто путаетесь во всем этом порядке, тратите лишнее время, не можете запомнить, что и куда положили, и в итоге забрасываете сие дело, возвращаясь к привычному бардаку и хаосу.

Но ведь на самом деле вся наша жизнь хаотична, природа хаотична, движение хаотично, но из этого хаоса рождаются упорядоченные структуры. Попытка подчинить порядку абсолютно все приведет лишь к тому, что в итоге хаос вновь вырвется наружу и разрушит нежную конструкцию. Разумней ограничивать хаос, чтобы из него рождались упорядоченные структуры.

В качестве примера возьму все ту же комнату с бардаком. Вместо наведения идеального порядка, который долго не продержится, можно просто ее разделить на две части. Одна часть — это жилое помещение, вторая — стол внутри него. Собираем все валяющиеся по комнате бумажки и складываем их на стол. Если появляются новые бумаги, будь то счета, чеки, контракты, какие-то записи и т. п., вы тоже располагаете их на столе. В результате такого простого действия вы будете четко знать, что все бумаги находятся в выделенной для них небольшой территории, где найти нужную проще, чем перерывать всю комнату. Когда привыкаете к такому положению вещей, можно еще немного ограничить хаос — уже на столе, выделив отдельный ящичек для самых важных бумаг или счетов, а все остальные ссыпая в другой ящик. Далее по аналогии.

Тот же метод применим и в деле тайм-менеджмента, когда есть жесткие и ограниченные определенным временем задачи, есть гибкие и растянутые во времени задачи, есть мелкие и неприятные задачи, но их все равно надо выполнять, есть большие задачи, для решения которых придется предварительно выполнить ряд мелких.

По методу Архангельского вам не надо одним днем впадать в «тайм-менеджерское безумие», тут же составлять четкий и жесткий график дня, распланировать все свои действия на месяц вперед и превратиться в раба своего ежедневника. Как я упоминал в начале статьи, для большинства это не сработает. Кто-то даже заморачиваться не станет, впав в уныние только от мысли, что вот сейчас придется что-то планировать, а кто-то в позитивном угаре потратит день на составление списка задач, чтобы через неделю понять, что он просто не может следовать этому графику из-за постоянных форс-мажоров, которыми полна наша жизнь.

Мотивация: как справляться с неприятными задачами

Чтобы быстрее выполнить сложные и неприятные задачи, научитесь настраиваться на них, используя «якоря», материальные привязки — музыку, цвета, ритуалы. Но не используйте «якорь», связанный с работой, на отдыхе.

Брифли существует благодаря рекламе:

Применяйте «метод швейцарского сыра» — выполняйте задачу не в логическом порядке, а в произвольном. Через некоторое время в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем просто.

Разбейте задачу на несколько частей и поощряйте себя, закончив одну часть. Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку» — выполняйте простую, но неприятную задачу. Обычно такие задачи накапливаются и становятся проблемой. Если же решать одну из них каждое утро, то они быстро закончатся и обеспечат хорошее настроение на весь день.

Дробите «слонов» (крупные задачи) на «бифштексы» (части). Если задача огромна и невыполнима, разделите её на выполнимые части. Измеряйте затраты времени на выполнение «слоновых» задач. Фиксация количественного показателя подталкивает человека к действиям.

«Сожгите корабли» — создайте ситуацию, когда отказаться от какого-либо задания невозможно. Такие ситуации позволяют людям некоторых типов работать более эффективно.

Заведите таблицу ежедневных дел и отмечайте в ней выполненные задачи. Слишком большое количество пропусков по какому-либо пункту подаст вам тревожный сигнал и заставит сделать необходимое.

Продолжение после рекламы:

Благодарности

Автор благодарит участников Тайм-менеджерского сообщества, которые находились у истоков становления ТМ-темы в новой России и помогали продвижению темы в обществе на самом трудном этапе, в первые пять лет. В особенности:

Ольгу Стрелкову, инициатора создания ТМ-сообщества и ТМ-клуба, давшую массу интеллектуальных и энергетических стимулов и моей первой книге, и «Тайм-драйву»;

Виталия Королева, неизменного идейного вдохновителя ТМ-сообщества с первых дней его существования, «родителя» идеи ТМ-манифеста;

Сергея Козловского и Алексея Бабия – аксакалов и патриархов ТМ-темы в России;

Николая Водолазского, Вадима Иванова, Анну Иванову, Дмитрия Литвака, Александра Мискаряна, Елену Набатову, Николая Павленко, Марию Шарову – активных участников ТМ-сообщества и ТМ-клуба;

Айбека Бегалина, Андрея Блинкова, Тимура Василенко, Андрея Екатеренчука, Михаила Исаева, Виталия Орешникова, Андрея Осминина, Владимира Остапчука, Юрия Погорелова, Илью Правского, Андрея Ретунского, Михаила Самохина, Сергея Севрюгина, Олега Смирнова, Ивана Тихонова, Андрея Ткачева, Андрея Томилина, Алексея Федорова, Илью Филипсона, Романа Чередниченко, Евгения Шамшурина, Антона Ходарева, Николая Шошкова – авторов статей на Improvement.ru, нашедших время на то, чтобы бескорыстно поделиться своим ТМ-опытом и ТМ-идеями.

Автор благодарит клиентов компании «Организация Времени», чей бесценный опыт теперь может быть доступен другим менеджерам. В особенности инициаторов и руководителей корпоративных ТМ-проектов (в обратном хронологическом порядке):

Викторию Петрову, зам. гендиректора по управлению персоналом, Русский Алюминий;

Александра Селютина, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС России»;

Надежду Попову, менеджера Департамента обучения PricewaterhouseCoopers;

Наталью Беккер, менеджера Корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»;

Николая Гордеева, генерального директора ОАО «Ломоносовский фарфоровый завод»;

Эдуарда Фаритова, директора по развитию Группы «Русский стандарт»;

Елену Лебедеву, начальника отдела обучения, Sbarro;

Александра Малахова, key account executive, Mars;

Валентину Искандарову, директора по развитию Группы компаний «СоюзСнаб»;

Гульмиру Тулешову, начальника Управления мотивации Национального банка Казахстана;

Владимира Нюхлова, зам. гендиректора по информационным технологиям, ОАО «Нижегородский масложировой комбинат»;

Бориса Дьяконова, исполнительного директора ОАО «Банк24.ру»;

Любовь Юлис, коммерческого директора «Comstar – Объединенные ТелеСистемы»;

Марка Федина, президента Mago Smart Phones;

Александра Мондруса, управляющего Группой компаний MC-Bauchemie-Russia.

Отдельная благодарность – тем, кто оказал неоценимую помощь в работе над этой книгой, а именно Игорю Манну и Михаилу Иванову, инициаторам издания книги; Екатерине Краус, социологу телеканала «Россия», руководителю фокус-групп и опросов, внесших существенный вклад в улучшение текста; а также всем их участникам, чьи ценные мысли и обратная связь позволили улучшить первоначальный вариант книги.

Всем вам, друзья и соратники, огромное спасибо за то, что благодаря вам тайм-менеджмент в России развивается – и дает результаты!